[질문]
우리 회사는 하루에도 수많은 문서가 업로드되고 있습니다.
하지만, 각각의 직원들이 자신만의 카타고리를 사용하여, 문서가 중복되거나, 분실되고, 원하는 문서를 찾아가는데 애로사항이 발생하고 있습니다.
물론, sharepoint의 엔터프라이즈 검색 기능을 사용하여, 특정문서를 열람할수 있지만, 통합관리가 되지 않고 있는 실정입니다.

[답변]
sharepoint에서 정보(문서) 분류 체계 방식은 크게 2가지 입니다.

1. 폴더를 활용한 방법
2. 키워드, 테그를 활용한 메타데이타 분류

“1,폴더를 활용한 카타고리 분류 방법”은 실지적이며, 기초적인 방법으로
단점으로 개인별로 자신의 방식으로 카타고리를 세세화 하여 관리가 되다보니, 관리자가 아니라면 찾아가기가 쉽지 않습니다.
그래서 sharepoint를 활용해 키워드, 테그등을 사용하여, “2, 메타데이타 분류”를 활용하고 있습니다.

[메타 데이터의 장점]

1. 용어를 이용하여 전사적 관리가 효율적이며, 용어는 중앙 용어저장소에서 저장,관리하며, 재생 가능합니다.
2. 용어간 계층구조를 통해 카타고리로 분류가 가능합니다.
3. 용어는 다국적 언어를 지원하여 광범위하게 사용 가능합니다.(CVS등)

[참고문서]
http://datafacet.com/signup.aspx?feat=GBT_SP2010

[사용 방법]

메타데이터를 사용하기 위해 우선 카타고리를 분류를 해야합니다.
“열 이름” ->”이 열의 정보 형식”  분류가능하도록 "선택" 체크 -> “필수 열로 지정” 모든 문서에 분류가 가능해야함으로 "예" 를 체크 ->
“각 선택 사항을 별도의 줄에 입력” 사용할 분류를 설정합니다. -> [확인]

기존 업로드 된 문서들은 보기열에서 분류를 진행하고,

이후 추가되는 문서들의 자동 분류를 위해 하기와 같은 메타데이타 설정을 합니다.
해당 카타고리의 “라이브러리 설정’으로 이동 하여

“메타테이타 탐색 설정” 을 통해 분류 작업을 진행합니다.